Projektbericht: Optimus – Stärkung der Fehler- und Lernkultur in der Abteilung IB der HUK-Coburg

Wie lässt sich etwas scheinbar abstraktes wie Organisationskultur in einer großen IT-Einheit gezielt und glaubwürdig verändern? Mit dieser Fragestellung wandte sich das Management von Informatik Betrieb (IB) der HUK-COBURG an uns.

Ausgangslage 

Die Einheit IB mit rund 400 Mitarbeitenden verantwortet u.a. den stabilen Betrieb geschäftskritischer IT-Plattformen – intern wie kundenorientiert. Die Abteilung ist technisch exzellent aufgestellt und leistungsfähig. Gleichzeitig bestand Einigkeit darüber, dass technische Stärke allein nicht ausreicht, um langfristig Motivation, Lernfähigkeit und Mitarbeitendenbindung sicherzustellen. In den Gesprächen rückte ein Thema in den Mittelpunkt: Fehler- und Lernkultur.

In den Gesprächen herrschte Klarheit darüber, dass Fehler in einem komplexen IT-Umfeld unvermeidlich sind. Entscheidend ist nicht das Vermeiden von Fehlern, sondern der professionelle, offene und lernorientierte Umgang mit ihnen. Genau hier sah das Management Entwicklungsbedarf. Die Führungskräfte hinterfragten dabei bewusst auch ihre eigene Rolle und formulierten den Anspruch, als Organisation reifer, reflektierter und souveräner mit Fehlern umzugehen – und systematisch aus ihnen zu lernen.

Unser Ansatz

Kultur lässt sich nicht verordnen. Sie entsteht durch tägliches Verhalten, getragen von Führung und Mitarbeitenden. Deshalb setzten wir auf einen schlanken, intern getriebenen Entwicklungsprozess in drei Schritten:

1) Listen to Understand

Zum Projektstart wurde ein bereichsübergreifendes Kernteam aus Mitarbeitenden verschiedener Bereiche sowie BeraterInnen von Choreoo gebildet. In Interviews mit zentralen Stakeholdern entstand ein gemeinsames Verständnis der bestehenden Fehler- und Lernkultur – als wertungsfreie Standortbestimmung aus unterschiedlichen Perspektiven.

2) Set the Course

In der zweiten Phase wurde die Grundlage für eine nachhaltige Umsetzung gelegt: klares Projektsetup, professionelle Steuerung und Fokus auf vier zentrale Hebel:

• Quick Wins: Identifikation und Umsetzung kurzfristig realisierbarer Maßnahmen, um früh Wirkung und Sichtbarkeit zu erzeugen
• Leitbild & Kommunikation: Entwicklung eines gemeinsamen Zielbilds als Orientierung, ergänzt durch authentische Kommunikationsformate wie Interviews und Erfahrungsberichte von Mitarbeitenden
• Toolbox: Entwicklung einfacher, alltagstauglicher Werkzeuge – nutzbar für alle Teams und Mitarbeitenden (z. B. Retrospektiven, strukturierte Risiko- und Root Cause Analysen, Reflexionsformate)
• Führungskräfteentwicklung: Drei praxisnahe Module für alle Führungskräfte, keine klassische Schulung, sondern organisationsentwicklungsorientierte Workshops mit Trainingsimpulsen. Highlight war eine realistische Simulation eines Fehlerszenarios mit konkreten Gesprächs- und Handlungsoptionen

3) Start the Journey

Die Umsetzung erfolgte iterativ und konsequent praxisnah. An die 20 interne Beteiligte wirkten aktiv in den Workstreams mit – bereichs- und hierarchieübergreifend. Inhalte und Maßnahmen wurden nicht von uns vorgegeben, sondern von Mitarbeitenden und Führungskräften der IB selbst entwickelt. Unsere Rolle lag in Begleitung, Strukturierung und Sparring.

Erste Quick Wins – wie etwa die Verleihung eines Preises für das beste Fehlermanagement – sorgten früh für Sichtbarkeit. Parallel entstanden Leitlinien, Kommunikationsformate und konkrete Werkzeuge, die Teams direkt im Arbeitsalltag einsetzen konnten. Ein besonderer Fokus lag auf der Arbeit mit den Führungskräften, die in der jeder Organisation hochgradig kulturprägend sind: Im Rahmen der Führungskräfteentwicklung wurden diese befähigt, eigenverantwortlich Workshops in ihren Teams durchzuführen. Im Rahmen dieser Do-it-yourself-Workshops wurde ein Stimmungsbild zur aktuellen Fehler- und Lernkultur erhoben und konkrete Verbesserungsmaßnahmen beschlossen. 

Ergebnis

Heute ist das Thema Fehler- und Lernkultur fest im Alltag der IB der HUK verankert:

• Ein internes Ambassador-Team treibt das Thema kontinuierlich weiter
• Regelmäßige Puls-Checks und Workshops zur Fehler- und Lernkultur sollen die weitere Entwicklung auch in Zukunft sichtbar und steuerbar machen 
• Fehler- und Lernkultur sind feste Bestandteile des Onboardings sowie der Qualifizierung neuer Führungskräfte
• Teams nutzen eigenverantwortlich agile Lernformate, insbesondere Retrospektiven, die mittlerweile bereichsweit etabliert sind

Wie geht es weiter? 

Unsere Arbeit ist getan. Die IB verfügt heute über interne Kompetenzen, klare Strukturen und praxiserprobte Formate, um Kulturentwicklung nachhaltig selbst weiterzuführen – ohne Abhängigkeit von externer Beratung. Wir bleiben mit der HUK IB im Austausch, verfolgen die nächsten Entwicklungsschritte gespannt.